Tarefas fazem parte do dia a dia. Toda rotina é composta delas. E todos as temos (até porque a própria falta de uma constitui uma rotina em si).

Se você não leu o texto que fala sobre o ECE nos Concursos, sugiro que o faça – o texto contém trechos introdutórios que são importantes (mesmo que você não aproveite todas as partes, poderá utilizar muitas ideias).

Como sabemos agora, o sistema que instituímos para o uso do Evernote (EN) é o RCR – Registro, Classificação e Recuperação. Como funcionaria aqui?

Registro

Se você nunca fez isso, sugiro que comece agora: finalize ou inicie seu dia produzindo uma lista de tarefas.

Se o fizer no final do dia, a lista refere-se ao dia seguinte. Se fizer pela manhã, a lista é das tarefas do dia.

Uma lista de tarefas te dá foco, te dá uma direção clara para onde olhar. Como bem disse Marissa Mayer, o objetivo não é necessariamente finalizar a lista (embora isso seja o ideal), mas ter uma noção clara de quais são as prioridades.

Muitos de nós, infelizmente, navegamos pela vida sem direção, sem um foco claro, sem metas de médio e longo prazo. Apenas apagamos os incêndios e chegamos ao final do dia com a sensação de que… nada de substancial foi concluído.

Isso é objeto de um outro curso, mas minha sugestão é: faça, sim, o que é urgente (até porque normalmente não temos opção), mas não deixe de fazer o que é importante.

Urgente é o que não pode ser postergado. Importante é aquilo que te traz resultados e mudanças sistêmicas (normalmente no futuro próximo ou distante).

Outra diferença é que o urgente precisa ser feito, mas o importante raramente. É possível passar a vida toda fazendo só coisas urgentes.

Mas quem quer isso?

Para o registro, sugiro que você use o recurso de Checkbox (caixa de marcação) do EN, para saber o que já foi feito e o que ainda falta.

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A cara da sua lista de tarefas

Fazer uma lista não basta, e provavelmente não vai resolver muitos dos problemas importantes que você encara.

Minha sugestão: separe sua lista em categorias.

Como assim? Fácil. Sua lista pode ter 3 (ou mais) seções. Exemplo: “lista do sucesso”, “trabalho” e “vida pessoal”.

A Lista do Sucesso é aquilo que vai dizer se seu dia foi bom ou não. Lá, você coloca 3 (não mais que isso) tarefas que precisa fazer para avançar conclusivamente na vida.

No meu caso, recentemente minha lista do sucesso continha:

  1. Finalizar estudos de caso EN;
  2. Escrever 1000 palavras no novo livro;
  3. Adicionar módulo X ao curso Y.

Todas essas tarefas eram importantes, e eram passos decisivos na direção que quero ir. E a vantagem de serem só 3 é porque, além de ser um número administrável, você pode dedicar uma parte de cada turno (manhã, tarde e noite) para a conclusão delas.

“Trabalho” e “vida pessoal” são categorias autoexplicativas. Nesse caso, não há limite. Coloque quantas tarefas forem necessárias. Mas, uma nota: seguindo a recomendação de David Allen (criador do método GTD – Getting Things Done), se uma tarefa aparecer em sua lista mais do que uma semana sem ser concluída, apague-a. Claramente, não é algo que você quer ou precisa fazer. Então deixe de lado e seja feliz.

Como título da nota, você pode atribuir um nome que te agrade: “Tarefas”, “Micrometas” (Você pode conhecer a origem do termo neste artigo, que escrevi um tempo atrás), “Afazeres”. Algo simples e direto.

Classificação

A lista de cada dia recebe a mesma etiqueta, seja ela qual você desejar (de preferência, simples, direta, identificável e inconfundível).

Quando você pesquisar pela etiqueta depois de alguns dias, verá algo assim:

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Você tem um histórico do que se passou nos seus dias, um histórico do que fez ou deixou de fazer. E sabe para onde a vida está (ou não indo).

Recuperação

Excepcionalmente, a recuperação de lista de tarefas não me parece ser muito constante. Claro, cada rotina é uma rotina, e pode ser que você constantemente se veja consultando as suas.

Não é o que acontece comigo.

Nota importante sobre a criação de notas de tarefas

Em todo sistema, há gargalos. Gargalos são entendidos como os pontos da produção onde há uma restrição de fluxo, causando uma lentidão global.

Os gargalos da lista de tarefas são dois: a produção e a visualização dela.

Muitas vezes, não fazemos a lista. Quando fazemos, não a olhamos.

Minha sugestão: adicione à sua rotina o hábito de construir uma lista como essas todos os dias. Adicione a etiqueta aos seus atalhos (basta ir até o painel de etiquetas no computador e arrastar a etiqueta desejada para o painel de atalhos).

Em uma segunda frente, habitue-se a olhar sua lista várias vezes por dia. Encare-a como seu guia, sua bússola, aquilo que vai te dizer a direção a seguir. A partir daí, você será capaz de direcionar seus esforços para a direção certa e evitar passar o dia apagando incêndios.

Vemo-nos em breve.