Ah, as finanças.

Ao mesmo tempo, um calo no sapato de muita gente e uma dificuldade para controlar, já que são tantas informações que surgem ao mesmo tempo.

Aqui, uma informação importante: em qualquer caso, sugiro que você tenha pelo menos uma planilha Excel ou um aplicativo para controlar as entradas e saídas de recursos.

Como dito, o Evernote é um aplicativo para repositório de informações, mas nesse caso específico, é bem interessante que se complemente o próprio evernote com esses outros recursos para entrada e saídas diárias.

Mas então, qual o papel do EN nesse caso?

(Sugestão: se você não leu a página do ECE – Estudos para concursos, sugiro que o faça. Há várias orientações de caráter geral lá que vão te ajudar a entender a estrutura geral da proposta do EN)

Registro

Contas pagas

A maioria de nós, na vida adulta, paga algumas contas todos os meses. São os chamados “gastos fixos”, embora sejam fixos mais na periodicidade do que no valor.

Exemplos básicos:

  • Água
  • Luz
  • Telefone e celular
  • Gasolina ou transporte
  • Aluguel ou financiamento
  • Alimentação
  • Internet
  • Cursos diversos
  • Outros fixos

E, de tempos em tempos, a gente sabe que as operadoras “sugerem” que nossas contas não foram pagas. E você precisa desse comprovante.

Você pode, sim, colocar todos eles em uma caixa de sapatos, mas a gente sabe que isso vai virar algo assim:

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E a gente não quer que isso aconteça.

Minha sugestão para o registro de contas é o seguinte: para contas que tenham faturas físicas (contas de luz, de água), sempre capture o documento usando um escâner ou a funcionalidade de foto de documentos do EN. Se você receber por email a fatura, use a função de enviar por email ou o evernote WebClipper para capturar a mensagem.

Como título do documento, sugiro que você coloque o valor seguido da finalidade. Exemplo: R$ 10,00 – Almoço no trabalho. Essas são informações essenciais que podem ser úteis no futuro. Se você quiser, pode adicionar também a data e a forma de pagamento. Exemplo: R$ 10,00 – Almoço no trabalho em 2015-03-01 – Dinheiro.

Agora, uma parte importante: sempre adicione o COMPROVANTE do pagamento junto à fatura. Dessa forma, você tem a conta e o comprovante no mesmo lugar, e fica fácil de consultar quando for necessário.

Comprovantes bizarros e raros

Alguns documentos são utilizados só em momentos bastante delicados, e é nesses, também, que nosso fluxo de trabalho brilha.

Isso normalmente se refere a contas que são pagas eventualmente. Exemplos:

  • Declaração e recibo de Imposto de Renda;
  • IPTU;
  • IPVA;
  • Multas de trânsito;

Claro, há outros exemplos, mas esses foram os que vieram à mente agora.

A razão de existir uma seção especial para eles é para você sempre, sempre, sempre se lembrar de adicioná-los ao EN. Como são contas eventuais, é especialmente importante que estejam com você.

Imagine que você precise da inscrição do imóvel em que você mora por qualquer razão. Ou que sofra um acidente (espero que não) e precise do comprovante do pagamento do seguro obrigatório do seu veículo.

Em todas essas situações (que normalmente envolvem uma dose de estresse), vale a pena ter a solução o máximo à mão que for possível. E registrar (e bem nomear)

Receitas e despesas em geral

Receitas e despesas normalmente deveriam ser registradas em uma planilha (Excel, Number ou Google docs), pelo simples fato de que é possível ter cálculos nelas. O EN, ao contrário, é estático, e suas tabelas não fazem fórmulas.

Mas nem por isso ele é menos útil.

Enquanto na planilha você registra o “fato contábil”, no EN você registra o suporte documental.

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“Mas Fernando, pra quê você vai guardar o cupom”?

Uma série de razões:

  • Porque eu tenho problemas emocionais e necessidade de controlar tudo (razão principal);
  • Porque você pode precisar consultar o valor no futuro;
  • Para poder conferir se a loja está te passando a perna te vendendo o mesmo produto por valores diferentes (eu vou a um restaurante onde peço a mesma comida todos os dias e pago sempre um valor diferente);
  • Para ter o documento como comprovação nos estados que fazem restituição de créditos de ICMS (exemplo: Nota Fiscal Paulista ou nota legal no DF);
  • Para analisar historicamente o seu padrão de consumo (eu, por exemplo, não faço a MENOR ideia do que aconteceu com esse colágeno hidrolisado).

Pode ser que isso seja muito para você, mas a experiência me agradou de tal forma que faço isso com todas as compras hoje. E é um processo tão rápido (leva apenas alguns segundos para fotografar, nomear e etiquetar) que não se justifica não fazer.

Classificação

Etiquetas gerais e específicas

O principal aspecto a se pensar quando tratamos de classificação de gastos são aqueles relacionados a etiquetas gerais e específicas.

Aqui, dou as sugestões que, depois de vários testes, têm funcionado para mim. Confira:

  1. Use sempre uma etiqueta com a data (mês e ano) do evento financeiro (Exemplo: 2015-01). Isso facilita quando você quiser fazer uma triagem dos gastos pelo período (embora seja possível fazer isso com strings de busca, essa forma se mostrou mais simples e direta);
  2. Adicione uma etiqueta referente ao evento em si (exemplo: “Gastos” e “Recebimentos” ou Entradas, Saídas, Receitas, Despesas, o que mais te agradar)
  3. Opcional: uma etiqueta com a categoria do gasto. Você pode criar suas próprias categorias, como “Alimentação”, “Lazer”, “Contas Mensais”, etc.

Qual a finalidade disso? Simples. Organizar. Quando você faz isso, você consegue recuperar todas as etiquetas de um determinado período e finalidade de uma vez, usando a própria interface do EN.

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Recuperação

Notas-resumo e contas do ano

No último tópico, já falamos um pouco sobre recuperação. Você pode usar a própria interface de notas para já fazer uma triagem por etiquetas (o que não seria tão simples com cadernos, e mais uma razão para eu recomendar esse sistema, em vez daquele por cadernos).

Uma outra forma que você tem de recuperar os gastos mais importantes é o uso de uma nota-resumo de contas do ano.

Eu sempre uso essa nota por ela abranger os gastos mais importantes.

A estrutura dela é a seguinte:

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Repare que cada conta tem um checkbox.

Sempre que a conta é paga, eu marco o checkbox e adiciono o link de nota ali (como um link interno)

 

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E a nota geral acaba ficando assim:

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Essa nota é sempre adicionada aos atalhos, para que esteja sempre prontamente disponível em qualquer dispositivo que eu estiver usando. E sempre que eu preciso conferir um pagamento, basta clicar no link – e ele me leva diretamente à conta com o comprovante do pagamento.

E uma breve busca visual me mostra quais contas foram pagas ou não.

Uma última forma seria, ao final de cada mês, reunir todas as notas referentes aos gastos de um determinado período e fazer um sumário.

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Com isso, o EN criará uma nova nota com links internos para as suas notas respectivas (veja que é um link interno pela cor vende nele).

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Como se vê, você tem cada gasto separado pela data de atualização (porque eram assim que minhas notas estão normalmente) e com a finalidade de cada gasto.

E essa tabela é facilmente exportável para o Excel, por exemplo, quando você usa a mesma estrutura de registro (exemplo: [Input] – [Input] – [Input]).

Faz sentido para você? Você já testou algum desses métodos?

Deixe seu comentário, em diga suas dúvidas ou se pretende usar o método sugerido, ok?

Até breve,